Due i fronti su cui l'attenzione non va allentata
 

• I COSTI E LE PROBLEMATICHE ECONOMICHE
• GLI ASPETTI LEGATI ALLE NORMATIVE DEL COPYRIGHT

Sono due aspetti  strategici di cui è necessario tener conto per l'acquisizione di banche dati e per la gestione dei dati che queste fonti informative digitali contengono, punti strettamente correlati tra loro.

Va posta estrema attenzione alle dinamiche, tra l'altro in continuo movimento in uno scenario mutevole ed in continua crescita ed evoluzione.
Una volta individuato e scelto il prodotto banca dati, vanno seguite alcune linee guida:
 

• Serietà del distributore e specificità della sua area di intervento
• Modalità di offerta del prodotto e condizioni
• Frammentazione dell'offerta in differenti pacchetti opzionali e personalizzati
• Comparazione del prodotto nelle sue varie versioni supporto in relazione ai costi/benefici
• Comparazione delle varie edizioni del prodotto dei diversi produttori
• Analisi del contratto proposto, in relazione ad accessi in multiutenza
• Licenze sito
• Possibilità di PHS (Partner Host Service) per gli accessi esterni a terzi, servizio già operativo e descritto nelle pagine informative PHS relative al Sistema ERL presso l'Ateneo di Padova

Da non sottovalutare l'aspetto chiarezza "fonte informativa" per la scelta della banca dati, cioè il catalogo editoriale su cui ci si basa per le informazioni sui prezzi, ma anche sulle modalità di abbonamento: vi sono cataloghi editoriali o di distributori di banche dati non molto chiari nell'esporre modalità per la multiutenza in rete, in certi cataloghi è totalmente assente qualsiasi riferimento a prezzi per l'accesso alla base dati in multiutenza.
I prezzi per accessi in multiutenza o per licenze sito, variano notevolmente rispetto al prezzo segnato in catalogo che solitamente si riferisce al singolo accesso in modalità stand-alone.
Così come non è sempre molto chiaro da "quale data comincia" l'abbonamento corrente in licenza d'uso, se dall'inizio della banca dati o se invece da date "diverse la nascita del database".
Non sono nemmeno sempre chiare le modalità di up-grade per porzioni di database acquisti come pregressi che si vogliono rendere accessibili in multiutenza.
Un catalogo editoriale ben strutturato ed esplicito può risultare un'ottima fonte informativa sia per la scelta, ma soprattutto per l'analisi dei costi del database da acquistare.
L'ideale sarebbe consultare più catalogo e confrontare, non tanto per i prezzi che solitamente sono gli stessi per "prodotto identico", ma per l'offerta correlata, e nel caso di discrepanze o clausole non chiare per chiedere espliciti chiarimenti.

Relativamente ai costi è bene effettuare delle attente valutazioni sui costi proposti dai distributori, per le varie versioni su supporti digitali differenti.
Le dinamiche di oscillazione dei prezzi dipendono, oltre che dalle flessioni monetarie dovute al fatto che quasi tutto il materiale di questo tipo viene acquistato all'estero, anche e soprattutto dal fatto che le "tendenze del mercato" riflettono situazioni pregresse, date per scontate, piuttosto che anticiparne le mosse in termini di strategie di condivisione ad ampio respiro.
Questo significa che se fino ad oggi i Cd-Rom sono stati  per certi versi "preferiti" per alcune peculiarità intrinseche al supporto, non è detto che attualmente lo scenario sia statico.
Sottolineo la necessità di guardarsi attorno ai fini di una comparazione in termini di "risparmi" attuando anche delle scelte che possono sembrare controcorrente, ma che invece possono servire per lanciare dei segnali forti ad un mercato che sembra non accorgersi delle esigenze e delle difficoltà economiche del mondo della ricerca.
E' noto che le banche dati su Cd-Rom sono apprezzate per la trasportabilità di supporto, per i sistemi di I.R. più flessibili, perché muniti di interfacce più piacevoli soprattutto all'interno dei client per l'accesso ai Sistemi di Database Networking in multiutenza,  unicità dell'interfaccia per più basi di dati differenti, ma anche per la velocità nell'accesso, senza dover passare attraverso le lentezze della Rete, e per altri svariati motivi...
E' anche vero però che ad oggi molti siti che offrono accesso a banche dati on-line si sono dotati di interfacce grafiche su Web piacevoli, ma anche relativamente flessibili e che hanno provveduto a creare dei mirror disseminati in più punti della Rete per facilitare gli accessi.
A favore abbiamo un aggiornamento puntale e molto più frequente dei dati ed una serie di servizi a valore aggiunto di corredo, implementati nella banca dati che rendono un prodotto globalmente ad alto livello qualitativo.
A questo punto le banche dati su Cd-Rom non reggono il confronto, soprattutto se si vogliono effettuare delle comparazioni in termini di costi.
Ecco un esempio pratico:

*  versione CD-Rom MathSci Disc
Banca dati dell'Americam Mathematical Society, indicizzata dalla Silver Platter, utilizzabile in postazione stand-alone, oppure su rete in modalità client/server nell'ambito del sistema di Database Networking ERL, con linguaggio SPIRS.
4 dischi, con inizio dal 1940 a tutto il 1996:

• dal 1940 al 1979 (disco di archivio) con solo dati MR senza recensione, acquistabile in postazione stand-alone o in multiutenza (numericamente limitate) una tantum (come bene inventariabile)
• dal 1980 al 1987,  idem
• dal 1988 al 1992,  idem
• dal 1993 al presente, possibilità di acquisizione in licenza d'uso, in accesso stand-alone o multiutenza numericamente stabilita.

COSTI IN LICENZA D'USO ANNUI

Abbonamento corrente 1993-                                                     US$ 2173
Abbonamento corrente 1980-                                                     US$ 3212
Abbonamento corrente 1940-                                                     US$ 5407

MULTIUTENZA 1993-1999                                                   US$ 3.360
A parte va comunque pagata la DAF (Data Access Fee)
che  ammonta per il 1999 a US$ 5.460
 

*  versione su Internet, disponibile dal 1996, con interfaccia Web, MathSci Net
Versione on-line su Web, con interfaccia grafica di facile utilizzo ma anche versatile in rapporto alle possibilità di query. E' presente tutto il materiale dal 1940 al corrente, e quindi l'abbonamento in licenza d'uso si riferisce a tutta la banca dati nella sua interezza.
E' raggiungibile da ben sei siti, il sito di Providence (USA), e da altri cinque siti mirror: un altro statunitense a Houston,  il sito francese di Strasbourg , i siti tedeschi di Bielefeld e Bonn, quello Brasiliano di Rio de Janeiro.
MathSci Net è aggiornato giornalmente per CMP e settimanalmente per i dati MR.
MathSci Net permette il collegamento diretto al servizio MathDoc per il Document Delivery (richiesta automatica degli articoli selezionati). Naturalmente si tratta di un servizio a pagamento.
Da MathSciNet esiste dal 1998 collegamento diretto al testo pieno degli articoli per tutti quei periodici che sono accessibili via Internet, sia gratuiti che a pagamento (il sistema riconosce l'IP address dell'utente chiamante automaticamente)

COSTO IN LICENZA D'USO ANNUA
intero database fino al 1999                                                      US$ 1.770
A parte va comunque pagata la DAF (Data Access Fee)
che  ammonta per il 1999 a US$ 5.460

Altri esempi si possono tracciare in relazione a banche dati presenti in diverse edizioni, in abbinamento ad altri database o all'interno di prodotti globali che raccolgono più risorse,
oppure parti o sezioni di database interi disponibili in versioni e supporti digitali differenti,
con costi sensibilmente diversi da prodotto a prodotto, é il caso della banca dati INSPEC.

E' necessario ripensare alle politiche degli acquisti delle banche dati in termini di flessibilità e cooperazione, al fine di trovare nuove forme per il contenimento dei costi:
 

• andare verso un'ottica di condivisione delle risorse
• muoversi dagli aspetti tecnici agli aspetti della cooperazione
• definire linee programmatiche per la cooperazione
• definire gli accessi e modalità

COPYRIGHT

Il Quadro Nazionale in materia di copyright è assente del tutto, l'unica normativa alla quale possiamo fare riferimento in ambito italiano è la vecchia Legge del 1941, che tra l'altro non si riferisce al materiale su supporto digitale, e il nuovo disegno di legge con i vari emendamenti, non tocca minimamente il problema.
Per una panoramica sommaria sull'argomento si può dare un'occhiata alla pagina sul Copyright sempre su questo sito.

Nel nuovo contesto Europeo le singole Nazioni si stanno muovendo in coordinazione all'interno di organismi internazionali (ELIDA, PIPO) per definire linee guida e normative (leggi quadro e direttive).
Per tutta la legislazione relativa all'aspetto proprietà intellettuale e diritti d'autore connessi per il materiale su supporto digitale è opportuno prendere visione del programma europeo ECUP+
<http://www.kaapeli.fi/~eblida/ecup/lex/>

Nel frattempo, in un quadro di normative incerte e in via di definizione, all'interno dei contratti offerti dai singoli produttori distributori di banche dati vi sono delle espresse clausole alle questioni copyright soprattutto in relazione allo scaricamento e/o stampa dei dati e alla loro trasmissione a terze persone via rete.
E' bene quindi prendere visione di queste clausole ogniqualvolta si sottoscrivano contratti per abbonamenti a banche dati per non incorrere in sanzioni talvolta anche pesanti.

Copyright per l'utilizzo e lo scaricamento dei dati dalle banche dati MEDLARS
<http://www.nlm.nih.gov/databases/download.html>

E' fondamentale porre attenzione ai tranelli dei contratti proposti da editori e distributori di materiale su supporto digitale, esistono delle linee guida che aiutano nella lettura ed interpretazione di clausole e riferimenti contrattuali.

Termini di Licenze dei database MEDLARS a pagamento
<http://www.nlm.nih.gov/databases/leased.html>

Esistono anche delle sperimentazioni pilota di coordinamento tra Atenei italiani al fine di promuovere sensibilizzazione generale nel porre attenzione alle questioni contrattuali

a cura di Antonella De Robbio, 27 gennaio 1999