Il servizio di reference si fonda essenzialmente su un sistema che integri in modo ottimizzato le risorse disponibili e soprattutto che sia fornito di un buon apparato di consultazione, dunque una buona collezione di materiale su supporto digitale è uno dei pilastri fondamentali per la costruzione di un sistema/servizio di reference funzionale.

Ogni biblioteca quindi ha un suo apparato di consultazione dove le banche dati o basi di dati fanno da strumento principe.

Le banche dati però possono esistere all'interno della biblioteca come patrimonio consultabile nello stesso modo di qualsiasi monografia o periodico.

La natura e proporzioni della collezione di database da acquisire sono in relazione alla peculiarità, al carattere ed alla dimensione della biblioteca stessa e non per ultimo alle risorse finanziarie a disposizione.

Vanno quindi analizzate a priori alcune caratteristiche relative a fattori, non tanto intrinseci alla base dati in sé, ma all'ambiente dove la banca dati va ad inserirsi.

I fattori da valutare sono quindi prima di tutto quelli legati alla biblioteca e ai sui servizi, quindi alla sua utenza:

• la quantità e la qualità del patrimonio contenuto nella biblioteca
• la tipologia e le esigenze dell'utenza
• lo scopo istituzionale e le peculiarità della biblioteca
• i servizi che la biblioteca è tenuta ad offrire
• la disponibilità di risorse: finanziarie, di personale specializzato e strutturali
• il contesto biblioteconomico in cui la biblioteca opera in relazione al territorio ed al tessuto culturale in cui è inserita

• Fattore eredità bibliografica: patrimonio librario, qualità e quantità
• Fattore cooperazione: contesto biblioteconomico e funzioni istituzionali
• Fattore utenza e fattore funzione: tipo di utenza, dimensione culturale e numerica
• Fattori materiali: risorse finanziarie, umane e logistiche

La scelta dei database da mettere a disposizione all'utenza, ma anche da utilizzare per lavoro interno, come strumento per i bibliotecari, rispecchierà ciò che è la biblioteca stessa, quindi una buona scelta renderà un buon servizio di informazione bibliografica, ma anche risulterà essere di supporto al lavoro quotidiano del bibliotecario.

Nella scelta dei database il bibliotecario deve valutare le caratteristiche intrinseche e l'utilità in rapporto agli obiettivi del servizio in generale.
La forma e i modi di un database sono numerosi e a prima vista ci si può facilmente confondere, bisogna però saper individuare e scegliere all'interno di una effettiva ma attenta valutazione.

Il tradizionale Indice di Katz applicato alle bibliografie, ci dice in cinque punti chiave quali sono i criteri base da prendere in considerazione, validi anche per l'acquisto di database:

• PROPOSITO (perché)
• AUTORITÀ' (chi? ci fidiamo?)
• AMBITO E COPERTURA (cosa contiene?)
• DESTINATARI (A CHI?)
• FORMATO E ORGANIZZAZIONE (è ben organizzata?)

Scendendo più in dettaglio e in rapporto ad una scelta ben più complessa rispetto al materiale cartaceo, prima di acquistare delle fonti di informazione digitale, i criteri da prendere in considerazione risultano essere più numerosi.
I target che scaturiscono da questi 5 criteri base,  sono una ventina di punti fondamentali che permettono di analizzare in modo più analitico lo strumento nel suo complesso:

• Scopo: ambito disciplinare in rapporto all'utenza, specificità della banca dati
• Tipo di supporto e versione digitale: floppy, Cd-Rom (per accesso stand alone o multiutenza), abbonamento on-line
• Tipologia: banca dati fattuale, bibliografica, catalografica, ... (analisi del tipo di fonte)
• Analisi strutturale: composizione architetturale dell'insieme: database singolo o collettivo (insieme di più database) anche in relazione alle vari versioni (insiemi che variano rispetto ai supporti)
• Edizione: nuova edizione, banca dati intera o parte di una banca dati più ampia, sezione di un database unita ad altro
• Natura: monografica oppure seriale
• Area temporale: corrente o retrospettiva; (o anche opera aperta o chiusa)
• Area geografica di copertura: locale, nazionale, europea, internazionale
• Esausitività: copertura in relazione a quando prodotto per quella determinata disciplina e in quell'ambito geografico
• Aggiornamento: legato alle differenti versioni e supporti
• Struttura del database: analisi del record, dei suoi campi componenti, presenza o meno di abstract o recensione
• Autorevolezza: produttori del database, indicizzazione da parte di softwarehouse, distributori o intermediari, fonti dell'informazione originarie; metodo e realizzazione della banca dati
• Trattamento: accuratezza dei dati, formato di presentazione dei dati, comprensibilità
• Indicizzazione: presenza di thesauri o schemi di indicizzazione
• Caratteristiche particolari: tipologia particolare della banca dati per aspetti legati alla documentazione che descrive o dei dati che tratta
• Interfaccia di accesso: modalità di connessione, interfaccia (CUI, GUI) in rete o su client (Z39.50, o altre tipologie di client); amichevolezza di approccio con l'utente
• Linguaggi di interrogazione: flessibilità nelle ricerche, sessioni di ricerca per raffinamenti successivi, utilizzo di operatori
• Modalità di interazione e di colloquio: possibilità di salvataggio dati, di stampa o di invio di ricerche anche via mail, possibilità di memorizzare le sessioni di ricerca, funzionalità SDI, Library Holding, connessioni con link dinamici a eventuali full-text, modalità colloquiale in uscita e in ingresso
• Rapporto con banche dati similari: unicità, eventuali sovrapposizioni di informazioni con altre banche dati simili per disciplina, complementarietà, comparazione nella struttura dei dati in relazione al tipo di informazione e ad eventuali presenze di abstract o recensioni con altre banche dati analoghe
• Costi: in relazione alle versioni differenti, e a tutti gli aspetti citati

Per una rassegna sulle fonti informative elettroniche:
ESB Forum: Recensioni e contributi su cd-rom e altre fonti informative elettroniche / a cura di Riccardo Ridi
<http://www.burioni.it/forum/index.htm>

a cura di Antonella De Robbio, 27 gennaio 1999