Dai risultati di una ricerca in un database bibliografico o in più
database contemporaneamente, non sempre è possibile raggiungere
fisicamente i documenti fisici desiderati. Il record bibliografico
può essere linkato al suo full-text, all'interno di un sistema con
funzionalità che permetta la connessione tra dato citazionale di
uno specifico database e un sito remoto che conserva il documento in uno
dei formati digitali .
Il dato citazionale di un database bibliografico, può anche
essere munito di campo di tipo LH (Library Holding) che permette di avere
l'informazione circa la localizzazione del periodico che continene l'articolo
cercato.
Quando invece i documenti non sono disponibili in biblioteca, e
nemmeno in una delle biblioteche del sistema a cui appartiene la biblioteca,
ci si dovrà necessariamente rivolgere ad un Centro Specializzato
per il Document Delivery.
L'utente potrà contare sul supporto della biblioteca del settore
di pertinenza, se questa sarà in grado di effettuare un buon servizio
di reperimento dei documenti, attraverso circuiti collaudati e non troppo
dispendiosi, in termini di tempo e di costi finanziari.
Il servizio di Prestito Interbibliotecario (ILL) di una biblioteca, dovrà quindi attivarsi in più forme, tra le quali anche l'attivazione di un servizio Document Delivery efficiente ed efficace:
* prestito interbibliotecario per volumi monografici
* servizio di document supply per volumi fuori stampa.
* scambio di articoli di periodici, o servizio di document delivery
Queste tre forme per il recupero fisico dei documenti sono strettamente correlate tra loro, in quanto talvolta non vi è una netta separazione, ma ora ci occuperemo solo della parte Document Delivery.
I grossi centri per il Document Delivery, dove ci si può rivolgere per la richiesta di articoli di periodici a pagamento, effettuano solitamente anche prestito interbibliotecario o fungono anche da Centri Document Supply per quei volumi fuori stampa e non più reperibili nei circuiti commerciali (con pagamento dei diritti d'autore incluso).
Spesso è possibile anche reperire tutta una serie di materiale
rientrante nella categoria definita come letteratura grigia.
Per letteratura grigia si intende materiale del tipo: Rapporti Interni,
Rapporti Tecnici, Reports, Brevetti, Preprints, Atti di Convegni, Tesi
di Dottorato o PhD, Relazioni Interne e così via, tutte pubblicazioni
che non rientrano nei normali circuiti commerciali, ma che talvolta possono
essere di notevole importanza ai fini di una ricerca specifica.
Cito allo scopo la banca dati del SIGLE (System for Information
on Grey Literature in Europe) per la letteratura grigia europea, disponibile
su CD-Rom o consultabile presso la Biblioteca del C.N.R. (Consiglio Nazionale
Ricerche) di Roma, biblioteca che per legge è tenuta a conservare
una copia (in diritto di stampa) di ogni pubblicazione nazionale.
E' auspicabile che ogni biblioteca invii con regolarità al Sigle
Italiano presso il C.N.R. di Roma una copia dei lavori prodotti dai
dipartimenti ad essa afferenti, al fine di una loro catalogazione ed immissione
nella base dati europea; ciò agevolerà un eventuale reperimento
di questi documenti da parte di altre biblioteche italiane e straniere
e soprattutto farà conoscere anche attraverso questo circuito extra
commerciale la produzione intellettuale dei nostri ricercatori.
Il servizio di Document Delivery è suddivisibile in due principali
canali:
Per quanto riguarda il canale dello scambio reciproco di articoli,
in molte biblioteche italiane, soprattutto di ambito universitario o di
ricerca, il servizio è ormai collaudato e abbastanza celere (ad
una richiesta trasmessa via telefono/fax/e-mail segue l'invio del documento
solitamente tramite servizio postale ma spesso anche per fax).
Sarebbe auspicabile l'attivazione di apparecchiature scanner,
per poter poi inviare gli articoli, così digitalizzati, in un'ottica di ottimizzazione del servizio (rapidità e minori costi).
Esistono allo scopo dei software, a pagamento, che permettono
la gestione in entrata ed in uscita di file di richieste.
Uno di questi software è Ariel,
disponibile presso il Research Libraries Group <http://www.rlg.org/ariel.html>.
Questi programmi permettono di inviare, per chi connesso alla rete,
documenti previamenti scanditi da uno scanner connesso al computer
ove risiede il programma e di archiviare l'informazione etichettandola
con dei dati di riferimento, per eventuali richiamate. E' possibile anche
gestire i file in arrivo e la memorizzazione delle informazioni.
L'invio e la ricezione possono avvenire sia modalità FTP
(File Transfert Protocol) sia attraverso la posta elettronica,
ma ovviamente si tratta di strumenti comunque utilizzabili anche di
fuori di "un programma di gestione Document Delivery",
così come la scansione dei documenti da inviare, che deve comunque essere effettuata
con lo scanner, nel caso non sia già disponibile in un supporto digitale.
Questi programmi accessori, solitamente dei client da
installare sul PC della biblioteca offrono "in più" una possibilità
di "gestire in modo più razionale" le richieste in
ingresso e in uscita, memorizzando gli indirizzi elettronici attraverso
la gestione di un'agenda. Offrono anche funzioni di editing con zoom per ingrandimenti o riduzioni.
Il costo di questi programmi si aggira intorno al milione e mezzo
per biblioteca e in certe strutture l'acquisto di più pacchetti
all'interno di una rete di biblioteche può portare a costi minori.
Esiste comunque anche la possibilità di scaricare in modalità
FTP dowloading dei client per la gestione del Document Delivery, Ariel
compatibili, presso alcuni siti di grossi consorzi.
Questi software compatibili con il sistema Ariel, fungono essenzialmente da client utente,
in quanto permettono di gestire i documenti in entrata.
Interessante potrebbe essere un utilizzo di questi strumenti in una biblioteca che può assumere contemporaneamente il ruolo di "client" e quello di "server" e vediamo come e in che modo:
La biblioteca si attiva come "client" verso altre biblioteche esterne nel ruolo di "server", che le forniscono il documento,
per esempio attraverso software tipo DocView che permettono di "ricevere" informazioni e di smistarle inviandole solo in modalità forward a terzi utenti. A documento "ricevuto" la biblitoeca diviene "server" inviando il documento al proprio utente
(ricercatorie afferente alla biblioteca per esempio), utente che diviene "client" nei confronti della sua biblioteca e che ha provveduto ad installare il client DocView per colloquiare con la proria biblioteca.
La biblioteca diviene quindi gestore del traffico locale delle informazioni per i propri utenti e questo modello può esser applicato in un contesto più ampio di sistema (di ateneo, di biblioteche provinciali o tra sistemi interuniversitari).
Si crea così un servizio interattivo tra gli utenti di una struttura e la biblioteca che si attiva per i suoi utenti verso l'esterno, in un circuito ove l'informazione primaria giunge in modo veloce ed efficace, fino all'utente: è l'informazione che arriva all'utente, non l'utente che si reca fisicamente presso l'informazione
.
Vediamo più da vicino come funziona per esempio DocView:
DocView è un programma client per la gestione del servizio di Document Delivery sviluppato dalla National Library of Medicine (NLM) di Bethesda.
Il software gira sotto Windows 3.1, Windows for Workgroups, Windows 95 e Windows NT ed è liberamente disponibile presso il sito web della
National Library od Medicin previa registrazione della biblioteca, prima dello scaricamento del programma in downloading.
Il suo scopo vuole essere quello di aiutare l'utente nell'acquisizione dei documenti inviati dalla biblioteca tramite Internet.
In questa sua funzione è dunque essenzialmente un client per l'utente nella ricezione.
Ci sono molti modi in cui le biblioteche possono attivarsi per inviare documenti via Internet, questi includono:
Per quanto concerne la tariffazione del document delivery, laddove
esistono dei circuiti più o meno funzionali e consolidati,
è possibile non far pagare nulla all'utente, soprattutto se si tratta
di un utente interno o uno studente in tesi.
Talvolta, se si tratta con biblioteche fuori circuito o che comunque
fanno pagare il servizio per l'invio di fotocopie o per la trasmissione
del fax, si rende necessario chiedere un rimborso all'utente.
Generalmente ci troviamo nell'ambito di scambi più o meno formalizzati
con biblioteche più o meno cooperanti.
Diverso è invece il discorso se ci si rivolge a servizi commerciali privati, cioè il secondo canale.
Vi sono più società che gestiscono il Document Delivery
ed ogni bibliotecario addetto al servizio di reference è tenuto
a sapere sempre la via più breve e più economica al fine
del recupero del documento.
E' bene per prima cosa conoscere i partner con cui trattare per questo
genere di servizio.
I prezzi variano notevolmente da un centro all'altro. Per di più
bisogna considerare l'area disciplinare ogni volta che si deve richiedere
un documento, vi sono infatti Centri Specializzati per la Matematica, per
l'Informatica, per il Settore Biomedico, per l'Educazione o per la Psicologia.
Ogni addetto al servizio di reference dovrà attivarsi al fine
di conoscere bene i partner del proprio settore e quelli invece che si
riferiscono a materiale a carattere generale, come ad esempio i grandi
consorzi di biblioteche straniere.
Talvolta con alcuni partner si dovrà trattare più volte,
prima di imparare a conoscere bene tempi, modalità, costi del servizio
e modalità di pagamento. Tutti questi aspetti non vanno trascurati
al fine di una scelta del partner più adeguato, scelta che spesso
va fatta caso per caso a seconda del materiale da richiedere e delle necessità
dell'utente, avendo già stabilito in precedenza delle tabelle di
raffronto e delle valutazioni costi/benefici dei servizi offerti da ciascuno
di questi centri document supply o document delivery.
Oltre ai Centri Specializzati in determinati settori disciplinari (MathDoc
per la matematica o NLM per la Medicina), vi sono Centri esteri a carattere
generale che contengono milioni di documenti, come quelli organizzati da
grosse biblioteche statunitensi, e con i quali, all'occorrenza, si formalizzeranno
i rapporti relativamente alla modulistica ed al pagamento.
Attraverso il Document Delivery a pagamento è possibile
ottenere articoli di riviste o di atti di convegni, conferenze, report,
tesi o altro materiale con costi a tariffazione differenziata e in
modalità differenti per servizi specializzati.
Alcuni dei Centri che si occupano di Document Delviery offrono anche
servizi correlati, come per esempio i Centri Europei CNDST (Centre
National de Documentation Scientifique et Technique) in Belgio, offre
help desk e consulenza bibliografica e traduzioni di testi, ETC (European
Translation Centre) di Delft, in Olanda, offre un servizio specializzato
in traduzioni e il Centre de Documentation Scientifique du C.N.R.S.,
laboratorio del Centro nazionale di ricerca scientifica francese, possiede
una biblioteca di tipo tradizionale ricchissima di periodici. Tale centro
è preposto al 'Programme Appliqué à la Sélection
et à la Compilation Automatique de la Litérature', detto
PASCAL (ex Bulletin Signalétique, già edito in oltre 65 sezioni),
che svolge e fornisce ricerche bibliografiche anche attraverso servizio
di tipo SDI (diffusione selettiva dell'informazione) sulla base di profili
prestabiliti. Il Centro di documentazione mette anche a disposizione un
servizio di traduzione, oltre al servizio di document delivery con l'invio
di fotocopie a pagamento attraverso coupons (buoni internazionali).
Solitamente il servizio di fornitura di documenti viene espletato nel giro di 24-48 ore al massimo; per atti di convegni, report o altro materiale simile, oppure per materiale non presente presso il centro a cui si è richiesto il servizio, si arriva ad un massimo di 72 ore. Servizi più celeri sono possibili nei centri più grossi con pagamenti maggiorati.
Le tariffe variano da centro a centro, per tipo di servizio, per
quantità di pagine che compongono l'articolo e per la modalità
con la quale si vuole ottenere l'articolo originale: direttamente sullo
schermo, via e-mail, via posta tradizionale, con corriere, via fax, via
fax celere.
Più o meno i costi tra i vari centri si equiparano, anche se
talvolta vi sono delle differenze tra un centro e l’altro nell’offerta
dello stesso servizio, ma in termini di analisi globale le oscillazioni
risultano minime.
A titolo di esempio cito alcune tariffe, in modo semplificato, solo
al fine di rendere l'idea a livello generale.
Il servizio BLDSC (British Library Document Supply Centre) nel Regno Unito, Centro di documentazione della British Library, accetta richieste previa sottoscrizione di un contratto e relativo versamento di un deposito anticipato ed è più conveniente per le biblioteche, che per singoli utenti. Infatti le fotocopie di un articolo fino a 10 pagine costano 1 Unità pari a £ 5.25, mentre per richieste di singoli utenti si arriva a £ 15.75. Per servizio Lexicon la cifra si alza notevolmente fino £ 21.00.
OCLC (OnLine Computer Library Center) rete di biblioteche americane con 30 milioni di documenti, gestisce anche il prestito interbibliotecario con il sistema PRISM-ILL ed è in grado di espletare la richiesta di un articolo via fax entro le 24 ore, richiede forme di abbonamento ai Servizi First per l'accesso ai database; i prezzi variano, si aggirano approssimativamente intorno ai $ 15.00 per articolo.
CARL (Colorado Alliance of Research Libraries) consorzio americano,
tramite il servizio UnCover permette la consultazione gratuita, via Internet,
della propria banca dati e la contestuale richiesta dei documenti, spediti
poi a pagamento
UnCover è forse più economico, circa $ 10.00 + copyright
per articolo, negli USA o in Canada, altrimenti vi è sopratassa;
vi è possibilità di forme di abbonamento per consorzi e bibliote
che risultano essere più convenienti.
EBSCO offre un servizio on-line con possibilità di abbonamento, per pochi dollari annuali, ai vari sommari contenenti gli spogli dei periodici e l'eventuale invio dei relativi articoli originali.richiede $ 10.00 per articolo, se lo si vuole ricevere in giornata $ 20.00 (fino a 50 pagine) + $ 5.00 per fax, anche se sono previsti sconti per chi effettua numerose richieste nell'anno o per pacchetti abbonamenti.
ISIS prevede l'attivazione di uno Standard Account (USA, Canada, Mexico) per articoli fino a 30pagine, a $9.95 negli USA, fuori Stati Uniti a $10.95 + copyright.
I Servizi DD specializzati per la medicina, più o meno si equiparano, magari i piccoli centri costano meno ma hanno meno disponibilità di fondo documentario perciò si devono necessariamente appoggiare ai centri grossi e si allungano i tempi per la consegna; in ogni caso le tariffe variano da un minimo di 12 dollari per fax regolare o via Ariel (un software client per DD) per documenti fino a 50 pagine. I prezzi si alzano per servizio expresso anche fino a 24 dollari. Se la spedizione è internazionale si sale ulteriormente: fax altri 5 dollari, air mail 3, Federal 20 dollari per il primo documento e così via...
Anche l'ambito di agraria con CAB costa via posta ordinaria minimo $14.00, ma se via Fax sale a $33.00.
L'ottimo servizio in ambito matematico reso da MathDoc che funziona anche dall'interno della base dati bibliografica MathSci on-line costa fino a 10 pagine $ 14.00, $ 2.50 per ogni successiva pagina + tassa fax.
Il servizio di Document Delivery della DEA Mercurio, in collaborazione con la British Library Document Supply Centre (BLDSC) e il British Council fornisce in 48 ore fotocopie di articoli, via fax o via e-mail, con costo medio per articolo (esclusa IVA e per articoli fino a 10 pagine) diverso a seconda del canale, L. 23.000 circa per l'invio analogico, L. 18.000 per l'invio digitale.
UMI (University Microfilms International), centro statunitense che effettua servizio di Document Supply, con spedizione di fotocopie prodotte da microfilm di volumi e periodici fuori stampa, ha costi piuttosto alti, ma un servizio di alta qualità.
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